Theo đó, Sở Giáo dục và Đào tạo quy định, quy trình, thủ tục xét công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS và xác nhận học bạ sẽ thực hiện theo 5 bước:
Bước 1: Giáo viên chủ nhiệm lớp 9 lập danh sách học sinh và thực hiện nhập dữ liệu lên hệ thống theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo, bao gồm:
Danh sách 1: Danh sách học sinh đang theo học, có đầy đủ thông tin cá nhân và học bạ các năm lớp 6, 7, 8; bao gồm học sinh dự xét công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS trong năm học hiện tại và học sinh các năm học trước chưa được công nhận (sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái).
Danh sách 2: Danh sách học sinh chưa đủ điều kiện dự xét công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái như Danh sách 1.
Bước 2: Giáo viên chủ nhiệm lớp 9 tổ chức kiểm tra, rà soát Danh sách 1; bảo đảm học sinh đúng độ tuổi theo quy định (Không quá 21 tuổi, tính theo năm, đối với học sinh học hết Chương trình giáo dục phổ thông cấp trung học cơ sở; từ 15 tuổi trở lên, tính theo năm, đối với học viên học hết Chương trình giáo dục thường xuyên cấp trung học cơ sở. Trường hợp học sinh ở nước ngoài về nước, học vượt lớp, học ở độ tuổi cao hơn tuổi quy định, thực hiện theo quy định về độ tuổi theo cấp học của Bộ Giáo dục và Đào tạo); kịp thời phát hiện, điều chỉnh sai sót và bổ sung đầy đủ thông tin còn thiếu trong học bạ; cập nhật các đối tượng ưu tiên, khuyến khích (nếu có).
Đồng thời, kiểm tra số lượng và danh sách học sinh đủ điều kiện xét công nhận; lập biên bản, hoàn chỉnh danh sách và ký xác nhận; hướng dẫn học sinh kiểm tra, đối chiếu thông tin và ký xác nhận. Thực hiện đối soát dữ liệu giữa học bạ, danh sách và hệ thống quản lý trước khi trình Hội đồng xét công nhận.
Bước 3: Hội đồng xét công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS tổ chức họp và thực hiện các nội dung sau:
- Tiếp nhận, tổng hợp danh sách học sinh lớp 9 và biên bản kiểm tra của giáo viên chủ nhiệm.
- Tổ chức kiểm tra hồ sơ đề nghị xét công nhận đã có đầy đủ kết quả đánh giá học tập và rèn luyện của từng lớp; đối chiếu với tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định để xem xét, đề nghị công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS đối với học sinh thuộc phạm vi quản lý;
- Lập biên bản họp Hội đồng và danh sách học sinh đủ điều kiện đề nghị công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS.
Biên bản họp Hội đồng phải có đầy đủ họ tên, chữ ký của các thành viên tham dự; danh sách đề nghị công nhận phải có đầy đủ họ tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng và người lập danh sách theo quy định.
Bước 4: Cơ sở giáo dục lập hồ sơ đề nghị công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS gửi Chủ tịch Hội đồng phê duyệt, gồm:
- Biên bản họp Hội đồng xét công nhận.
- Danh sách học sinh được đề nghị công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS (sắp xếp theo thứ tự như Danh sách 1).
Bước 5: Sau khi có quyết định phê duyệt ban hành quyết định công nhận 8 hoàn thành chương trình giáo dục THCS, thủ trưởng cơ sở giáo dục xác nhận vào học bạ của học sinh hoàn thành chương trình giáo dục THCS.
- Trường hợp học sinh đang trong thời gian xét công nhận hoàn thành chương trình THCS mà có nguyện vọng chuyển trường cần xử lý theo nguyên tắc không làm gián đoạn việc xét công nhận nhưng vẫn bảo đảm quyền học tập của học sinh. Cụ thể:
+ Tình huống 1: Giữ nguyên nơi xét công nhận, học sinh vẫn được chuyển trường (nếu có nhu cầu học tiếp). Trường mới có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin (nếu cần).
+ Tình huống 2: Chuyển hồ sơ xét công nhận sang nơi mới khi học sinh thay đổi nơi cư trú sang địa bàn khác nơi cũ. Trường cũ lập biên bản bàn giao hồ sơ sang trường nơi mới. Trường nơi mới tiếp nhận và tiếp tục quy trình xét công nhận.
- Đối với cơ sở giáo dục có nhiều điểm trường (nếu có), đơn vị chủ động lựa chọn một UBND cấp xã nơi có cơ sở hoạt động để nộp hồ sơ đề nghị công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS; chịu trách nhiệm thống nhất dữ liệu và thực hiện đúng quy định, hướng dẫn của địa phương nơi tiếp nhận hồ sơ.
Báo cáo UBND cấp xã, phòng Văn hóa - Xã hội và Sở Giáo dục và Đào tạo (qua Phòng Giáo dục trung học) kết quả và danh sách học sinh được xét công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS;
Thực hiện lưu trữ hồ sơ đề nghị công nhận, danh sách học sinh được công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS theo Thông tư số 08/TT-BGDĐT ngày 12/5/2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo.
Các cơ sở giáo dục hoàn tất xác nhận học bạ học sinh việc hoàn thành chương trình giáo dục THCS, báo cáo kết quả và danh sách công nhận hoàn thành chương trình giáo dục THCS về phòng Văn hóa - Xã hội, UBND cấp xã và Phòng Giáo dục trung học, đồng thời cập nhật kết quả trên cơ sở dữ liệu ngành đảm bảo xong trước ngày 25/5/2026./.
Nguyễn Thu